Денис Толокнов, руководитель «Тамплиер Диджитал». 10 лет внедряем Битрикс24, больше 140 проектов, в основном в строительных и сервисных компаниях.
«Мы работаем, но прибыль постоянно утекает. Где — непонятно».
Так начался разговор с собственником строительной компании. У него шло несколько объектов одновременно, бригады работали без простоев, заказчики платили. А в конце месяца денег оставалось заметно меньше, чем закладывали в сметах. Бухгалтерия показывала, что всё проведено. Прорабы говорили, что у них всё по смете.
Мы такое слышим часто. Обычно причина одна: компания не видит маржу по каждому объекту, пока он идёт. Видит только общий итог, и то задним числом.
Ниже — что мы нашли у этого подрядчика, как устроен учёт, при котором такие вещи видны сразу, и шаблон, с которого можно начать уже сегодня.
Если коротко
Пообъектный учёт в строительстве — это когда каждый расход в момент траты записывается на конкретный объект и статью затрат. Тогда у каждого объекта есть свой план, свой факт и своя маржа, и перерасход видно, пока объект ещё в работе.
Без этого маржа уходит по мелочи и обнаруживается после сдачи. У нашего клиента за квартал нашлись три утечки: техника сверх плана, завышенные суммы у субподрядчика и разные цены на один и тот же материал.
Где жили деньги до того, как мы начали
Мы попросили показать, как по одному объекту собирается факт. Оказалось, что деньги проходят через пятерых людей, и у каждого своя таблица.
| Что | Где это было |
|---|---|
| Смета | Excel у сметчика |
| Закупки | У снабжения, в счетах поставщиков |
| Аренда техники | В договорах и в голове у прораба |
| Зарплата и авансы | У бухгалтерии |
| Факт по объекту | Собирали вручную, когда объект сдан |
Часть расходов к объектам вообще не относили. Взяли материал сразу на два объекта, арендовали самосвал «под всё» — это уходило в «Общие расходы». За год там копилась большая сумма, и никто не мог сказать, какие объекты её съели.
Никто ничего не скрывал. Просто сложить всё вместе получалось только в конце, когда на результат уже не повлиять.
Три утечки маржи, которые нашлись за квартал
Мы ничего сложного не делали. Договорились, что каждый расход с этого дня записывается на объект и статью — в тот день, когда деньги потрачены. Через три месяца картина была такая.
1. Техника, которую брали «на всякий случай»
Один объект из месяца в месяц уходил в перерасход по аренде техники. Вышку или кран заказывали с запасом и продлевали, потому что «вдруг понадобится». В смете стояла одна сумма, по факту выходила другая. Раньше это было не видно: договоры аренды лежали отдельно от сметы.
2. Субподрядчик, который понемногу поднимал цену
Подрядчик по отделке на каждом объекте выставлял чуть больше, чем закладывали. В одном акте разница терялась. Когда акты по всем объектам оказались в одной таблице, она стала заметна.
3. Один материал — разные цены
Одну и ту же позицию покупали у разных поставщиков по разной цене, в зависимости от того, кто оформлял заказ. Разница в каждом счёте небольшая, за сезон набирается ощутимая сумма.
Шаблон пообъектного учёта в Excel. Девять статей затрат, план и факт по каждому объекту, прогноз маржи и подсветка перерасхода. Внутри пример на трёх объектах — с теми же тремя утечками. Скачать шаблон
Как посчитать маржу объекта, пока он не сдан
Обычная формула рентабельности объекта такая:
Рентабельность = (сумма договора − себестоимость) / сумма договора
Проблема в том, что пока объект идёт, себестоимость ещё неизвестна. Поэтому мы считаем прогноз: по статьям, где уже потратили больше плана, берём факт, по остальным — план. Получается честная оценка: сколько останется, если дальше всё пойдёт по смете.
Пример из шаблона — ремонт кровли склада:
| Сумма | |
|---|---|
| Договор | 2 900 000 ₽ |
| Плановая себестоимость | 2 040 000 ₽ |
| Плановая маржа | 860 000 ₽ (29,7%) |
| Аренда техники: план / факт | 210 000 ₽ / 285 000 ₽ |
| Прогноз себестоимости | 2 115 000 ₽ |
| Прогноз маржи | 785 000 ₽ (27,1%) |
Объект ещё не закончен, а уже видно, что техника съела 75 000 ₽ маржи. На этом этапе можно вернуть лишнюю технику, пересмотреть график или договориться с заказчиком о доп. работах. После сдачи можно только констатировать.
Как настроить пообъектный учёт
Объект — центр учёта
У каждого объекта своя карточка: заказчик, адрес, сроки, сумма договора, плановая себестоимость. Все расходы, документы и задачи привязываются к ней.
Смета разбита на статьи затрат
Мы начинаем с девяти статей. Этого хватает, чтобы увидеть, где утекает маржа, и не утонуть в деталях:
- материалы;
- зарплата рабочих;
- авансы бригадам;
- субподряд;
- аренда техники;
- ГСМ;
- доставка;
- расходники и инструмент;
- накладные (вывоз мусора, бытовки, охрана).
Расход записывается на объект в день траты
Каждый расход — отдельная запись: объект, статья, сумма, поставщик, счёт. Без объекта расход не проводится. Если покупка на два объекта — делим сразу, а не «в конце месяца разберёмся».
Раз в неделю — план и факт по каждому объекту
Достаточно смотреть три вещи:
- Расходы без объекта. В идеале там ноль. Всё, что там лежит, съедает маржу какого-то объекта.
- Аренду техники. Чаще всего перерасход именно здесь.
- Цену за единицу. Одна позиция у разных закупщиков должна стоить одинаково.
Excel или система
Начать можно с таблицы. Мы сами советуем так делать: сначала договориться о правилах, потом автоматизировать.
| Excel | Битрикс24 | |
|---|---|---|
| Когда подходит | До 5–10 объектов, расходы вносит один человек | Больше 10 объектов, расходы вносят прорабы, снабжение, бухгалтерия |
| Привязка к объекту | Зависит от аккуратности | Обязательное поле, без него расход не сохранить |
| Согласование счетов | Нет | Есть |
| Связь с 1С | Нет | Оплаты подтягиваются автоматически |
| Когда видна маржа | Когда обновили таблицу | Сразу после внесения расхода |
В Битрикс24 мы делаем это так: объекты — сделки или смарт-процесс, расходы — отдельный смарт-процесс со ссылкой на объект, план-факт и маржа — в отчёте для руководителя.
Готовое решение для строительных компаний на Битрикс24 — объекты, расходы, план-факт и маржа в одном месте — смотрите на странице решения «Пообъектный учёт».
Чем закончилось у клиента
Компания пересмотрела условия с подрядчиком по отделке, договорилась о единых ценах на основные материалы и стала планировать технику под график работ. «Общие расходы» почти исчезли. К концу сезона рентабельность по объектам выровнялась, а собственник перестал узнавать о минусе после сдачи.
Проверьте себя
Если два-три пункта про вас, маржа, скорее всего, утекает так же:
- вы не можете сейчас назвать маржу объекта, который ещё не сдан;
- в учёте есть большая статья «прочее» или «общие расходы»;
- технику и материалы берут «под несколько объектов»;
- факт по объекту собирают после закрытия;
- одна и та же позиция у разных закупщиков стоит по-разному.
Вопросы, которые нам задают
Что такое пообъектный учёт в строительстве?
Учёт, при котором все расходы и доходы компании записываются на конкретный объект и статью затрат. Он показывает себестоимость и маржу каждого объекта отдельно, в том числе пока объект в работе.
Как посчитать рентабельность объекта строительства?
Рентабельность = (сумма договора − себестоимость) / сумма договора. Для объекта в работе считают прогноз: по статьям с перерасходом берут факт, по остальным — план.
Какие статьи затрат вести по объекту?
Для начала хватит девяти: материалы, зарплата рабочих, авансы бригадам, субподряд, аренда техники, ГСМ, доставка, расходники и инструмент, накладные.
Как распределять расходы «на все объекты»?
В момент траты: технику — по дням работы на каждом объекте, материал — по фактическому объёму, остальное — пропорционально объёму работ. Чем меньше остаётся в «общих расходах», тем точнее маржа объектов.
Можно ли вести пообъектный учёт в Битрикс24?
Да. Объекты ведутся как сделки или смарт-процесс, расходы — отдельным смарт-процессом со ссылкой на объект, план-факт собирается в отчёте. Битрикс24 связывается с 1С, чтобы оплаты попадали в учёт автоматически.
Хватит ли Excel?
Для 5–10 объектов и одного ответственного — да. Когда расходы вносят несколько человек, таблица начинает отставать от реальности, и учёт удобнее перенести в систему.
Обсуждение