Коротко
- Кастомный BI-отчёт в Битрикс24 нужен, если стандартная аналитика не охватывает метрики, периоды и логику KPI.
- У клиента большой отдел продаж и 20+ источников лидов. При этом руководитель тратила минимум три дня в месяц на отчётность, но не доверяла цифрам.
- Проектирование включало разбор структуры данных и логики KPI с изменениями по месяцам. А также старого самописного кода и 30+ метрик.
- BI-приложение на REST API обновляется автоматически и работает с любым периодом, сотрудником или отделом. Кроме того, в каждую цифру можно провалиться до списка сделок.
- В итоге картина, которую раньше собирали три дня, видна за 30 секунд. Причем с честными KPI и цветовой индикацией выполнения плана.
У руководителей отделов продаж есть общий повторяющийся кошмар — отчётность. Нужно понимать, кто действительно работает и какие источники приносят продажи. А также почему KPI снова не сходятся и где теряются лиды. На словах просто, но на деле — десятки таблиц, фильтров и ручных сверок. Рассказываем, как кастомный BI-отчёт в Битрикс24 заменил этот процесс.
Проблема: актуального отчёта нет, KPI только вручную
У клиента большой отдел продаж и сложная работа с лидами. Главная боль — руководитель так и не могла получить точный отчёт ни по одному сотруднику.
- стандартные отчёты Битрикс24 показывали только часть информации;
- KPI приходилось сверять вручную;
- например, данные за прошлые периоды выводились некорректно;
- нельзя было сравнить отдел целиком и выбрать произвольный период;
- нельзя было увидеть, из каких сделок складывается цифра;
- к тому же многих показателей в стандартной аналитике не было вовсе.
«Я трачу минимум три дня в месяц, чтобы собрать картину, и всё равно не уверена в точности данных», — рассказывала руководитель отдела продаж.
Этап 1. Анализ: простого решения не будет
Чтобы спроектировать один отчёт, пришлось:
- изучить структуру данных портала Битрикс24;
- проверить более 20 источников лидов и сделок;
- разобрать логику KPI и их привязку к месяцам, так как KPI меняются и влияют на историю;
- разобраться в самописном коде старых отчётов;
- заложить параметры, которые могут появиться в будущем, чтобы отчёт не пришлось переписывать.
В итоге получился список из 30+ метрик: затраты на звонки, работа с базой компаний и контактов, активное привлечение, реклама и каналы, конверсии, KPI-планы и факты с процентом выполнения, выигранные и проваленные сделки, отгрузки, лизинг, коммерческие предложения, активность и другие. Стало понятно, что стандартные отчёты такой объём не потянут, так что мы решили разработать своё BI-приложение.
Этап 2. Как работает BI-отчёт в Битрикс24
| Возможность | Что это даёт |
|---|---|
| Подключение по REST API | Только живые данные портала, без ручного экспорта |
| Автоматическое обновление | Отчёт всегда актуален, так что руководитель ничего не делает руками |
| Любой период | День, неделя, месяц, квартал, прошлый период или точная дата |
| Сотрудник, группа или весь отдел | Мгновенные сравнения |
| KPI с учётом истории | Если в прошлом месяце план был другим, отчёт покажет именно его |
| Детализация до сделок | Например, клик по «12 сделок» открывает список этих сделок со всеми данными |
| Высокая скорость | Быстрая работа даже на больших базах и отделах |
Главное — отчёт объясняет, как работает отдел, а не просто выводит цифры.
Этап 3. Результат для руководителя
- полная картина активности каждого менеджера, то есть звонки, работа с базой, лиды, сделки, KPI;
- прозрачность рекламных каналов — где качественные лиды, а где потраченный бюджет;
- корректные KPI по месяцам с учётом истории изменений;
- аналитика по отделу целиком: видно, кто тянет результат вверх, а кто вниз;
- цветовая индикация плана: красный — не успевает, жёлтый — на границе, зелёный — по плану;
- углублённый анализ: из каких сделок сложился факт, а не только сам факт.
Руководитель отметила, что теперь за 30 секунд видит то, что раньше собирала три дня. Более того, впервые за год она может сказать, кто работает, а кто имитирует.
Кому нужен кастомный BI-отчёт
- B2B-компаниям с отделом продаж от трёх сотрудников;
- бизнесам, где KPI зависят от активности менеджеров;
- руководителям, которым нужна полная и проверяемая картина;
- компаниям, где важна скорость управленческих решений.
Если задача проще и достаточно выгрузки в таблицу, посмотрите кейс отчёта по менеджерам с выгрузкой в Excel. Про контроль разговоров менеджеров — статья о речевой аналитике в Битрикс24.
Вывод
BI-отчёт в Битрикс24 заменил сложные Excel-таблицы и убрал ошибки. В результате KPI стали честными, а анализ ускорился в десятки раз. Клиент получил аналитический инструмент уровня крупных BI-систем, причем прямо в привычной CRM. К тому же он учитывает логику именно этого отдела продаж.
Если стандартных отчётов Битрикс24 вам уже не хватает, команда «Тамплиера» поможет спроектировать и собрать BI-дашборд под ваши KPI.
Частые вопросы
Когда стандартных отчётов Битрикс24 недостаточно?
Если нужны нестандартные метрики, произвольные периоды и KPI с учётом истории изменений. А также сравнение сотрудников и детализация цифр до конкретных сделок.
Как создать BI-отчёт в Битрикс24?
Проанализировать структуру данных и логику KPI и составить список метрик. Затем разработать приложение или дашборд, который получает данные через REST API.
Можно ли учитывать изменения KPI по месяцам в отчёте?
Да, если хранить историю планов и при расчёте брать значение KPI, действовавшее в конкретном периоде. Однако в стандартных отчётах это часто не учитывается.
Сколько метрик может быть в BI-отчёте отдела продаж?
Сколько нужно бизнесу. Например, в описанном кейсе отчёт включал более 30 метрик — от активности менеджеров до выполнения плана.
Комментарии (1)