Согласование договоров в Битрикс24: с чего начать автоматизацию

Коротко

• Согласование договоров в Битрикс24 — удачный первый процесс для автоматизации. Он болезненный, понятный и притом быстро даёт результат.
• До автоматизации менеджеры бегали по кабинетам с листами разногласий, а версии путались. Более того, бухгалтер и руководители не видели комментариев друг друга.
• Процесс сначала описали в семь шагов на бумаге — не идеально, но так, как он происходит на самом деле.
• В Битрикс24 собрали смарт-процесс: база контрагентов, шаблон на диске, параллельные задания юристу и бухгалтеру. Кроме того, есть общие комментарии, финальное утверждение и задача на отправку клиенту.
• После того как запустили договоры, по тому же принципу автоматизировали премии, закупки и компенсации.

В предыдущей истории компания нарисовала карту процесса на четыре ватмана, а потом убрала её в шкаф. Так что пока одни рисовали, другие договаривались и действовали. Эта история о том, как согласование договоров в Битрикс24 стало первым шагом, с которого собралась вся система.

Похожий хаос, другой подход

Картина знакомая: хаос в чатах, уставший руководитель, принципиальный исполнительный директор и Битрикс24, который так и не заработал. Но однажды на встрече кто-то спросил: «А можно хотя бы нешаблонные договоры согласовывать нормально?» С этого «хотя бы» всё и началось.

Как выглядело согласование договоров без системы

• менеджер писал в чат «у меня договор, кто согласует?»;
• бегал по кабинетам от руководителя к руководителю с листом разногласий;
• кто-то снова присылал устаревший шаблон;
• к тому же главный бухгалтер возмущался, что ей договор так и не показали;
• коммерческий директор не видел комментария финансового;
• клиент ждал.

Ни сроков, ни порядка, ни актуальной версии документа. А договор — это деньги, обязательства и дорогие ошибки.

Старт с черновика

Новый координатор — молодой, но с опытом — предложил: «Я не юрист, но могу записать, как цепочка устроена сейчас, а вы поправьте». Так и сделали. На бумаге получилось семь шагов:

1. кто создаёт договор;
2. по какому шаблону;
3. кому он уходит на согласование;
4. что проверяет бухгалтерия;
5. кто утверждает окончательно;
6. где хранится итоговая версия;
7. как договор передаётся клиенту.

Процесс не был идеальным, но был реальным.

Как настроили согласование договоров в Битрикс24

Но возникла сложность: сделки и лиды в системе ещё не вели. Менеджеры работали в Битрикс24 кто как освоил. Исполнительный директор настоял: пока нет связи процессов — где вход и где выход, — автоматизировать нельзя. Провели короткую встречу и определили точки входа и выхода. В итоге собрали сценарий, который не придётся ломать при переезде остальных процессов.

Элемент	Зачем
База контрагентов	Данные клиента подтягиваются в договор без ручного ввода
Шаблон договора на диске	Всегда актуальная версия
Смарт-процесс «Согласование договоров»	Отдельный маршрут со стадиями и ответственными
Параллельные задания юристу и бухгалтеру	Согласование идёт одновременно, а не по очереди
Вынесенные поля комментариев	Каждый видит замечания других
Финальное подтверждение руководителя	Понятно, кто принимает решение
Задача офис-менеджеру «Отправить клиенту»	Договор не зависает после согласования

И это заработало.

Следом — внутренние расходы

Когда договоры пошли по процессу, исполнительный директор сам предложил: «А может, и премии так же согласовывать?» Дальше по тому же принципу — шаблон, маршрут согласования и конечный исполнитель — автоматизировали:

• согласование премий;
• закупку канцелярии;
• компенсацию расходов на такси;
• оплату кофе для офиса — с высоким приоритетом.

Почему сработало

1. Не ждали идеальной схемы, а также переезда всех основных процессов.
2. Начали с одного процесса, чтобы снять напряжение в команде.
3. Собирали обратную связь, то есть что тормозит и как улучшить.
4. Причем связи со следующими процессами продумали заранее.
5. Действовали по циклу: сделали — проверили — улучшили — запустили следующее.

Продолжение серии — история о том, что бывает, если начать не с процессов, а с отчётов: «Этапы внедрения Битрикс24».

Вывод

Как правило, автоматизация — это один понятный шаг, который закрывает конкретную боль, а не гигантская карта. Согласование договоров в Битрикс24 показало команде пользу системы уже в первый месяц. А потом из таких фрагментов сложился целый логичный пазл.

Хотите начать с процесса, который даст результат в первый месяц? Если да, команда «Тамплиера» поможет выбрать точку старта и настроить её в Битрикс24.

Частые вопросы

Как настроить согласование договоров в Битрикс24?

Создать смарт-процесс со стадиями согласования и подключить базу контрагентов и шаблоны. Затем настроить параллельные задания юристу и бухгалтеру, комментарии, утверждение и задачу на отправку.

Почему согласование договоров — хороший первый процесс для автоматизации?

Он часто вызывает хаос, понятен всем участникам и затрагивает несколько отделов. К тому же после автоматизации он быстро даёт видимый результат.

Можно ли автоматизировать согласование, если CRM ещё не заработала?

Да, если продумать точки входа и выхода процесса и его связи с будущими процессами, чтобы потом не пришлось его переделывать.

Какие ещё процессы согласования стоит автоматизировать?

Например, премии, закупки, компенсации расходов, служебные записки, отпуска и оплату счетов. Всё по тому же принципу шаблона и маршрута.