Коротко
- Правильные этапы внедрения Битрикс24 идут снизу вверх: карта внедрения, простые процессы, сквозные процессы и только потом BI, KPI и контроль.
- Собственник потребовал отчёты до запуска системы, но получал «нули», которые стали поводом для разборов.
- А вот реалистичный план внедрения по отделам отвергли как слишком долгий.
- Топ-менеджера и двух менеджеров уволили из-за пустой активности в CRM, хотя клиенты и заказы в реальности были.
- Отчёты по порталу, в котором ещё никто не работает, фиксируют и усиливают хаос, а не отражают бизнес.
Бывает, что компания начинает внедрение CRM с простого процесса — например, согласования договоров — и быстро чувствует облегчение. А бывает наоборот: первым делом строят отчёты, аналитику и контроль сотрудников. Нам не нужно это представлять, так как мы с таким сталкивались. История Ирины показывает, почему внедрение Битрикс24 идёт по этапам, которые нельзя переставлять местами.
Кто такая Ирина
Весной нам позвонила Ирина — топ-менеджер небольшой сервисной компании, выросшая из офис-менеджера. Она знала всё, в частности процессы, людей и даже старые внутренние конфликты. И верила, что руководитель её слышит и они в одной лодке. Так было до перехода на Битрикс24.
Как внедрение началось с конца
Собственник устал и решил отдохнуть от офиса, но оставить бизнес без контроля не мог. Excel он не любил, поэтому потребовал: настройте автоматические отчёты в Битрикс24 и присылайте мне каждый день на почту, в обход руководителей, чтобы всё было честно.
Мы предупредили: данных ещё нет, система не работает, так что цифры будут пустыми. Ответ: «Сделайте, цифры потом появятся».
| Неделя | Что происходило |
|---|---|
| 1-я | Каждое утро отчёты с нулями и онлайн-разборы: «Почему здесь 0? Где выручка?» Ответ один: система ещё не адаптирована, сделки не заведены |
| 2-я | Шесть встреч с подрядчиком: новые точки контроля, отчёты по каждому топ-менеджеру, больше фильтров и сводок |
| 3-я | Ирина с менеджерами приносят реалистичный план: сроки освоения, этапы по отделам, обучение и тестирование. Собственник: «Слишком долго, мы и так всё настроили» |
Ирину уволили. Через два дня — ещё двух менеджеров, потому что в Битрикс24 не было активности. Хотя клиенты были, работа шла и заявки выполнялись.
В итоге компания снова ищет менеджеров и думает, как перестроить подход. А Ирина нам больше не звонит.
Почему отчёты не могут быть стартом
Желание собственника видеть картину нормально. Но если задачи не ставятся, сделки не ведутся, статусы путаются, а сотрудники ещё не работают в системе, отчёты лишь фиксируют хаос — и усиливают его. К сожалению, решения, принятые на таких цифрах, бьют по людям.
Правильные этапы внедрения Битрикс24
Этап 1. Фундамент: карта внедрения
- назначьте ответственного за внедрение;
- определите, какие процессы запускаются первыми;
- составьте карту внедрения;
- заложите архитектуру так, чтобы сделанное сейчас не пришлось переделывать.
Этап 2. Простые процессы
Выбирайте то, где чаще ошибки, что проще объяснить и что болит уже сейчас. Например, согласование договоров, отпуска, премии, заявки, служебные записки, подача счетов. Такие процессы не требуют капитальной перестройки, но дают ощущение, что система заработала.
Этап 3. Сквозные процессы
Затем связываем отделы, например продажи → исполнение, заявки → закупки, рекламации → финансовый контроль. Особенно важно определить, где процесс начинается и заканчивается, кто передаёт и кто принимает.
Этап 4. Управление и контроль
Только теперь, на работающей базе, — BI, KPI, отчёты и контроль. И уже по реальным данным, а не по иллюзиям. Примеры таких отчётов — в кейсе BI-отчёта в Битрикс24.
Что чаще всего забывают
- составить карту внедрения;
- связать процессы между собой, а не настраивать их по отдельности;
- строить систему на основе реальной работы, а не представлений о ней.
Продолжение истории — взгляд директора — в статье «Потеря ключевого сотрудника: жалеют ли директора».
Если вы только планируете переход, посмотрите, как мы проводим внедрение Битрикс24 под ключ: от описания процессов до обучения команды. А если система уже куплена, но работает не так, как хотелось, начните с бесплатного экспресс-аудита портала.
Вывод
Управление — это надстройка, а основа — процессы, которые живут в системе и работают вместе. Если строить сверху вниз, получатся красивые графики по порталу, в котором никто не работает. Правильные этапы внедрения Битрикс24 идут от фундамента к контролю. Ведь автоматизация — это среда, которая помогает работать, а не контроль.
Если хотите внедрить Битрикс24 в правильной последовательности, команда «Тамплиера» поможет составить карту внедрения и пройти её поэтапно.
Частые вопросы
Какие этапы внедрения Битрикс24?
Подготовка карты внедрения и назначение ответственного, запуск простых процессов, настройка сквозных процессов между отделами и только затем отчёты, BI, KPI и контроль.
Можно ли начинать внедрение CRM с отчётов?
Не стоит. Пока процессы не работают, а данных мало, отчёты показывают пустые или искажённые цифры. Так что принимать на их основе решения нельзя.
Какие процессы автоматизировать первыми?
Простые и болезненные, например согласование договоров, заявки, отпуска, премии, служебные записки. Они быстро дают видимый результат.
Сколько длится адаптация сотрудников к Битрикс24?
Обычно от нескольких недель до нескольких месяцев в зависимости от числа процессов и отделов. Так что план внедрения должен включать обучение и тестирование.
Обсуждение