Как автоматизировать сбор дебиторской задолженности

Автоматизация дебиторской задолженности помогает компаниям не терять платежи, вовремя напоминать клиентам об оплате и контролировать работу менеджеров. В этом кейсе расскажу, как мы настроили такой процесс в Битрикс24 для крупной управляющей компании из Санкт-Петербурга.

Звучит знакомо? К сожалению, для многих компаний это не исключение, а регулярный процесс. Причем процесс часто неуправляемый.

Меня зовут Денис Толокнов, я руковожу компанией Tamplier Digital. Мы занимаемся автоматизацией бизнеса на платформе Битрикс24. В этой статье хочу рассказать о кейсе, где мы помогли крупной управляющей компании из Санкт-Петербурга навести порядок в работе с дебиторской задолженностью.

С чем к нам пришел клиент

К нам обратилась крупная управляющая компания из Санкт-Петербурга. Компания обслуживает объекты недвижимости и занимает сильные позиции в своем сегменте.

Бизнес рос, количество клиентов и договоров увеличивалось, а вместе с этим росла и нагрузка на сотрудников. Особенно остро стоял вопрос дебиторской задолженности. Проблема была не в том, что с долгами вообще не работали. Наоборот, менеджеры регулярно созванивались с клиентами, уточняли сроки оплаты, напоминали, передавали информацию юристам, фиксировали договоренности. Но большая часть этой работы выполнялась вручную.

А ручной контроль в таких задачах — это почти всегда риск. Где-то забыли поставить задачу. Не зафиксировали обещанную дату оплаты. Менеджер договорился с клиентом, но информация осталась в переписке. Возможно задолженность уже пора передавать юристу, но момент упущен.

В итоге руководство видело, что сотрудники заняты, задач много, но управляемости и прозрачности не хватает.

Какая была задача

Перед нами стояла задача не просто “напоминать клиентам об оплате”. Это было бы слишком просто, а бизнес, как обычно, решил не быть простым. Какая неожиданность.

Нужно было построить систему, которая:

• фиксирует задолженность;
• назначает ответственных;
• ставит задачи менеджерам;
• контролирует график платежей;
• уведомляет клиентов;
• подключает юриста, если вопрос не решается;
• показывает руководству реальную картину по долгам.

То есть требовалась полноценная система управления дебиторской задолженностью внутри Битрикс24.

Важно было, чтобы менеджеры не держали все в голове, а работали по понятному процессу. Система должна была сама подсказывать, что нужно сделать, когда напомнить клиенту и в какой момент передать вопрос дальше.

Как мы построили решение

После анализа процессов клиента мы разработали в Битрикс24 два ключевых раздела:

1. смарт-процесс “Дебиторская задолженность”;
2. смарт-процесс “График платежей”.

Вместе они закрыли основную задачу: задолженность перестала быть набором разрозненных напоминаний и превратилась в управляемый процесс.

Смарт-процесс “Дебиторская задолженность”

Этот смарт-процесс стал основой всей системы.

В нем фиксируется информация по каждому случаю задолженности: клиент, сумма, срок, ответственный менеджер, текущая стадия работы и дальнейшие действия.

Если клиент задерживает оплату, задолженность попадает в систему. Это может происходить автоматически или вручную — в зависимости от ситуации и источника данных.

После этого Битрикс24 запускает понятный сценарий работы.

Менеджер получает задачу: связаться с клиентом, напомнить об оплате, уточнить причину задержки и зафиксировать договоренности.

Если клиент выходит на связь и подтверждает оплату, менеджер указывает новый срок платежа. Если клиент не отвечает или отказывается платить, задолженность переходит на следующую стадию, где уже подключается юридический блок.

Так компания получает не просто список должников, а понятный маршрут работы по каждому случаю.

Смарт-процесс “График платежей”

Второй важный раздел — график платежей.

Он нужен для контроля договоренностей по оплатам. Потому что мало просто один раз поговорить с клиентом. Нужно еще помнить, на какую дату он обещал оплату, какую сумму должен внести и что делать, если срок снова нарушен.

В графике платежей мы настроили стадии, которые помогают быстро оценить ситуацию:

• долги более полугода;
• просроченные платежи;
• платежи на ближайшие дни;
• платежи в работе;
• оплаченные обязательства.

Так руководитель и менеджеры сразу видят, где самые проблемные задолженности, а какие платежи просто требуют планового напоминания.

Это особенно важно, когда должников много. Без стадий и приоритетов сотрудники начинают работать хаотично: кто громче “горит”, тем и занимаются. А тихие долги спокойно стареют в углу, как забытый корпоративный регламент.

Автоматические уведомления клиентам

Отдельный блок решения — автоматические уведомления клиентам.

Мы настроили отправку напоминаний по e-mail и WhatsApp. Клиент получает сообщение с информацией о сумме платежа и сроке оплаты.

Для WhatsApp используется официальная интеграция через сервис Мобилон. Это важный момент, потому что такой подход позволяет работать без серых схем и снижает риски блокировок.

В уведомлении клиенту отображаются кнопки: например, подтвердить оплату или перенести срок платежа.

Если клиент переносит срок, менеджер получает уведомление в Битрикс24. Договоренность не теряется в переписке, не остается “где-то в телефоне” и не зависит от памяти конкретного сотрудника.

Это делает процесс понятным для обеих сторон: клиент видит напоминание, компания видит реакцию клиента, менеджер понимает, что делать дальше.

Уведомления для менеджеров

Система уведомляет не только клиентов, но и сотрудников.

Если приближается крайний срок оплаты, менеджер получает задачу или напоминание. Если клиент не подтвердил платеж, система помогает не пропустить следующий шаг.

Так Битрикс24 становится не просто местом хранения информации, а рабочим инструментом, который ведет сотрудника по процессу.

Менеджеру больше не нужно держать в голове десятки дат и обещаний. Система сама подсказывает, где требуется действие.

Что изменилось после внедрения

После запуска решения работа с дебиторской задолженностью стала значительно более структурированной.

У компании появился единый процесс: от фиксации долга до напоминаний клиенту, контроля сроков и передачи вопроса юристу.

Основные результаты

1. Дебиторская задолженность стала прозрачной

Руководство видит, какие долги есть в работе, на какой они стадии, кто отвечает за коммуникацию с клиентом и какие действия уже выполнены.

2. Менеджеры перестали работать хаотично

Система сама ставит задачи, напоминает о сроках и помогает соблюдать последовательность действий.

3. Клиенты стали чаще платить вовремя

Автоматические уведомления снизили количество ситуаций, когда клиент просто забыл про оплату или потерял счет в потоке рабочих задач.

4. Сократилось количество ручной рутины

Менеджерам больше не нужно вручную отслеживать каждую дату и каждый платеж. Это освобождает время для нормальной работы с клиентами, а не бесконечного “напоминаю вам еще раз”.

5. Юристы подключаются вовремя

Если клиент не выходит на связь или не выполняет договоренности, задолженность не зависает. Система переводит процесс на следующий этап.

Почему это важно для бизнеса

Дебиторская задолженность напрямую влияет на денежный поток компании.

Можно продавать, оказывать услуги, подписывать договоры и показывать красивую выручку в отчетах. Но если деньги не поступают вовремя, бизнес все равно испытывает кассовые разрывы и управленческое напряжение.

Поэтому работа с дебиторкой — это не только задача бухгалтерии или менеджеров. Это часть управленческой системы.

Автоматизация помогает сделать эту работу регулярной, понятной и контролируемой.

Не нужно надеяться, что сотрудник вспомнит. Хватит искать договоренности в мессенджерах. Зачем каждый раз вручную выяснять, кто должен был позвонить клиенту?

Все действия фиксируются в системе, а процесс идет по заранее настроенной логике.

Что особенно ценно в этом кейсе

Для меня этот проект показателен тем, что автоматизация помогла не просто “ускорить работу сотрудников”.

Мы изменили сам подход к управлению задолженностью.

До внедрения компания реагировала на проблему вручную. После внедрения появился процесс, который работает постоянно: фиксирует задолженности, напоминает клиентам, ставит задачи менеджерам и помогает руководству контролировать ситуацию.

Это как раз тот случай, когда Битрикс24 используется не только как CRM, а как полноценная система управления внутренними процессами компании.

Вывод

Дебиторская задолженность редко возникает внезапно. Обычно она накапливается постепенно: один просроченный платеж, второй, третий, несколько забытых договоренностей, пара клиентов “на следующей неделе точно оплатим”.

А потом компания внезапно понимает, что значительная сумма денег зависла в ожидании.

Автоматизация помогает не доводить ситуацию до хаоса. Она делает процесс регулярным, прозрачным и управляемым.

В этом проекте мы помогли управляющей компании выстроить в Битрикс24 систему работы с задолженностью: от фиксации долга до автоматических уведомлений, контроля графика платежей и подключения юристов.

Именно в этом ценность автоматизации: она не заменяет людей, а убирает хаос вокруг них.