Самостоятельный аудит Битрикс24: как понять, насколько эффективно ваша компания использует систему

Аудит Битрикс24 помогает понять, насколько эффективно компания использует систему и где теряет возможности для автоматизации. Часто бизнес уже платит за портал, сотрудники заходят в CRM, задачи вроде бы ставятся, сделки двигаются, но при этом значительная часть функционала остается неиспользованной.

Меня зовут Денис Толокнов, я руковожу компанией Tamplier Digital. Мы занимаемся автоматизацией бизнеса на платформе Битрикс24 и регулярно видим одну и ту же ситуацию: система у компании есть, но работает она далеко не на полную мощность.

Где-то CRM используется только как база клиентов. Возможно задачи ставятся в Битрикс24, но обсуждения все равно уходят в мессенджеры. Может есть воронки продаж, но нет контроля сроков, уведомлений и нормальной аналитики. А где-то компания купила мощный инструмент, но использует его примерно как дорогой блокнот. Тоже вариант, конечно, но довольно печальный.

В этой статье разберем, как самостоятельно провести аудит Битрикс24 и понять, какие функции уже работают хорошо, а где есть зоны роста.

Зачем нужен аудит Битрикс24

Битрикс24 — большая система. В ней есть CRM, задачи, проекты, чаты, видеозвонки, база знаний, бизнес-процессы, документы, складской учет, аналитика, интеграции и еще много всего, что обычно обнаруживается в тот момент, когда кто-то случайно нажал не туда.

Проблема в том, что многие компании используют только часть возможностей.

На старте это нормально. Бизнес внедряет самое важное: CRM, сделки, задачи, телефонию, формы с сайта. Но со временем процессы растут, появляются новые отделы, меняется структура компании, увеличивается количество клиентов и сотрудников.

А настройки Битрикс24 остаются прежними.

В результате система постепенно перестает соответствовать реальной работе компании. Часть процессов уходит в Excel, часть — в переписки, часть — в устные договоренности. Битрикс24 вроде бы есть, но управляемости становится меньше.

Аудит Битрикс24 нужен, чтобы ответить на несколько простых вопросов:

• какие функции уже используются;
• какие процессы автоматизированы;
• где сотрудники работают вручную;
• где данные теряются;
• какие настройки устарели;
• что мешает руководству получать нормальную аналитику;
• какие возможности системы вообще не задействованы.

По сути, это проверка: помогает ли Битрикс24 управлять бизнесом или просто существует как еще одна программа, куда сотрудники заходят потому что “так надо”.

С чего начать самостоятельный аудит Битрикс24

Начинать лучше не с CRM и не с интеграций, а с общей логики работы компании.

Битрикс24 — это не только продажи. Это еще и совместная работа сотрудников, внутренние процессы, документы, коммуникации и управление задачами.

Поэтому первый блок аудита — проверка того, как компания использует систему внутри.

Проверьте совместную работу сотрудников

Ответьте на несколько вопросов:

• ставятся ли поручения через задачи в Битрикс24;
• настроена ли структура компании;
• используют ли сотрудники чаты Битрикс24 или вся коммуникация уходит в сторонние мессенджеры;
• создана ли база знаний;
• ведется ли учет рабочего времени;
• используются ли рабочие отчеты;
• корректно ли заполнены личные карточки сотрудников;
• видна ли загрузка сотрудников в календаре;
• используется ли файловое хранилище для совместной работы с документами;
• проводятся ли онлайн-встречи в Битрикс24 или во внешних сервисах.

Этот блок часто показывает неприятную правду: система вроде бы внедрена, но сотрудники продолжают работать “как привыкли”.

Задачи обсуждают в Telegram, файлы пересылают в личных сообщениях, инструкции хранятся в голове у одного опытного сотрудника, а календарь используется только для красивого вида. Прямо цифровая трансформация, только без трансформации.

Аудит Битрикс24 в части внутреннего документооборота

Следующий важный блок — внутренние процессы и документооборот.

Здесь нужно проверить, какие действия сотрудники до сих пор выполняют вручную, на бумаге или в таблицах.

Обратите внимание на такие вопросы:

• используются ли бизнес-процессы в ленте новостей;
• есть ли внутренние справочники и реестры, которые ведутся в Excel;
• настроено ли замещение сотрудников на время отпуска или болезни;
• есть ли процессы, которые до сих пор запускаются через бумажное заявление;
• согласуются ли документы внутри Битрикс24;
• фиксируется ли история согласований;
• понятно ли, кто и на каком этапе должен принять решение.

Если в компании до сих пор есть бумажные заявления, ручные согласования и таблицы с реестрами, значит, есть очевидная зона для автоматизации.

Особенно это важно для компаний, где много внутренних заявок: отпуска, командировки, счета, договоры, закупки, заявки на оплату, доступы, служебные записки.

Все эти процессы можно перевести в Битрикс24, чтобы они шли по понятному маршруту, с ответственными, сроками и историей изменений.

Аудит CRM в Битрикс24

CRM — один из самых важных разделов Битрикс24. Но именно здесь чаще всего встречаются настройки, которые когда-то были сделаны “на первое время”, а потом остались на годы.

При аудите CRM нужно проверить не только наличие сделок и лидов, но и качество всей системы продаж.

Проверьте каналы коммуникаций

Начните с источников заявок.

Ответьте на вопросы:

• подключена ли телефония;
• подключены ли мессенджеры и социальные сети;
• настроена ли передача заявок с сайта;
• попадают ли формы с лендингов в Битрикс24;
• фиксируются ли обращения из классифайдов;
• не теряются ли заявки между каналами;
• понятно ли, откуда пришел клиент.

Если заявки поступают в разные места, менеджеры начинают работать хаотично. Один лид пришел в почту, второй в WhatsApp, третий в форму на сайте, четвертый потерялся в личных сообщениях. Потом руководитель спрашивает, почему просели продажи, и начинается народное гадание по CRM.

Проверьте воронки продаж

Дальше нужно посмотреть, как настроены воронки.

Важно понять:

• есть ли отдельная воронка для лидов;
• настроены ли воронки продаж;
• соответствуют ли стадии реальному процессу;
• есть ли контроль времени нахождения на стадии;
• настроены ли автоматические задачи менеджерам;
• есть ли уведомления по сделкам;
• настроены ли автоматические переходы между направлениями;
• используются ли роботы и триггеры;
• есть ли регламент работы на каждой стадии.

Хорошая CRM — это не просто список сделок. Это система, которая помогает менеджеру двигать клиента по понятному маршруту.

Если сделка может неделями лежать на стадии без задачи, уведомления и контроля, значит, воронка настроена формально.

Проверьте документы, поля и аналитику

Отдельное внимание стоит уделить данным.

В Битрикс24 важно не только создать сделки, но и правильно собирать информацию, на основании которой руководитель принимает решения.

Проверьте:

• настроены ли шаблоны документов;
• используются ли дополнительные поля;
• вся ли важная информация фиксируется в карточке клиента или сделки;
• нет ли дублирующих и устаревших полей;
• понятно ли менеджерам, какие поля обязательны;
• формируются ли отчеты по ключевым показателям;
• можно ли быстро увидеть продажи, конверсию, просрочки и эффективность сотрудников.

Очень частая проблема — данных много, а управленческой информации мало.

В CRM могут быть сотни сделок, десятки полей и тысячи комментариев. Но если руководитель не может быстро понять, какие каналы дают продажи, где сделки зависают и кто из менеджеров не соблюдает регламент, значит, аналитика не работает.

Аудит Битрикс24 как раз помогает выявить такие места.

Как найти зоны роста после аудита Битрикс24

Когда вы проверили текущие настройки, нужно определить, что можно улучшить.

Здесь важно не пытаться автоматизировать все сразу. Это любимая ошибка бизнеса: увидеть 50 проблем и немедленно начать проект на 50 направлений. Потом все устают, сроки растягиваются, сотрудники сопротивляются, а Excel довольно потирает ячейки.

Лучше выделить несколько приоритетных зон.

Автоматизация рутинных задач

Посмотрите, какие действия сотрудники повторяют каждый день.

Например:

• вручную создают задачи;
• распределяют лиды;
• отправляют одинаковые сообщения клиентам;
• напоминают коллегам о сроках;
• переносят данные между системами;
• согласуют документы через переписки.

Все это можно частично или полностью автоматизировать.

Битрикс24 позволяет создавать роботов, бизнес-процессы, уведомления, автоматические задачи, маршруты согласований и сценарии обработки заявок.

Улучшение коммуникаций

Проверьте, насколько удобно сотрудники взаимодействуют друг с другом.

Если важные обсуждения уходят в сторонние мессенджеры, компания теряет контекст. Потом невозможно быстро восстановить, кто что обещал, где лежит файл и почему задача не выполнена.

В Битрикс24 можно использовать чаты, комментарии к задачам, группы, проекты, видеозвонки, файлы и базу знаний. Но эти инструменты должны быть встроены в реальные процессы, а не просто существовать “для галочки”.

Обратная связь от сотрудников

Аудит нельзя проводить только сверху.

Руководитель видит одно, сотрудники — другое. Именно сотрудники часто лучше всех знают, где система мешает, где не хватает автоматизации, какие поля лишние и какие действия приходится делать вручную.

Проведите короткий опрос:

• что неудобно в текущей работе с Битрикс24;
• какие действия занимают слишком много времени;
• какие данные приходится дублировать;
• каких отчетов не хватает;
• какие процессы хотелось бы автоматизировать.

Это простой способ найти реальные проблемы, а не воображаемые.

Мобильная работа

Отдельно проверьте, как используется мобильное приложение Битрикс24.

Для сотрудников на выезде, руководителей, проектных команд и сервисных специалистов мобильная работа может быть критически важной.

Посмотрите:

• ставят ли сотрудники задачи с телефона;
• используют ли мобильную CRM;
• получают ли уведомления;
• прикрепляют ли фото и файлы;
• работают ли с календарем;
• фиксируют ли результаты встреч.

Если мобильное приложение не используется, возможно, компания теряет скорость там, где сотрудники работают вне офиса.

Интеграции с внешними системами

Еще одна важная зона роста — интеграции.

Проверьте, какие данные сейчас переносятся вручную.

Например:

• заявки с сайта;
• заказы из интернет-магазина;
• оплаты;
• данные из 1С;
• телефония;
• мессенджеры;
• сервисы аналитики;
• складские системы;
• документооборот.

Если сотрудники копируют данные из одной системы в другую, это не просто потеря времени. Это еще и источник ошибок. Интеграции помогают связать Битрикс24 с другими инструментами компании и сделать процессы более цельными.

Как внедрять улучшения после аудита

После аудита у вас появится список проблем и идей. Дальше важно правильно их внедрить.Лучше идти поэтапно.

Сначала выбрать быстрые улучшения, которые дадут заметный эффект: автоматические задачи, уведомления, обязательные поля, настройка стадий, базовые отчеты.

Потом переходить к более сложным вещам: бизнес-процессам, интеграциям, документообороту, расширенной аналитике.

Обязательно нужно обучать сотрудников. Даже хорошо настроенная система не будет работать, если люди не понимают, как ею пользоваться.

Также важно назначить ответственного за развитие Битрикс24 внутри компании. Иначе система снова начнет жить сама по себе, как комнатное растение, которое никто не поливает, но все почему-то ждут от него урожая.

Когда нужен внешний аудит Битрикс24

Самостоятельный аудит полезен почти всегда. Он помогает увидеть очевидные проблемы и собрать первичную картину.

Но в некоторых случаях лучше подключить интегратора.

Например, если:

• Битрикс24 используется давно, но работает хаотично;
• в CRM много лишних полей, стадий и роботов;
• сотрудники жалуются, что система неудобная;
• руководитель не получает нужные отчеты;
• заявки теряются;
• процессы ушли в Excel и мессенджеры;
• нужно настроить интеграции;
• планируется масштабное развитие системы.

Внешний взгляд помогает быстрее найти проблемы, которые изнутри уже стали привычными.

Вывод

Аудит Битрикс24 — это не разовая формальность, а нормальный управленческий инструмент.

Он помогает понять, насколько эффективно компания использует систему, какие функции уже приносят пользу, а какие возможности остаются незадействованными.

Если регулярно проводить такую проверку, Битрикс24 перестает быть просто CRM или корпоративным порталом. Он становится полноценной системой управления бизнес-процессами.

Главное — смотреть не на количество настроек, а на результат: стало ли сотрудникам проще работать, видит ли руководитель нужные данные, уменьшается ли ручная рутина, быстрее ли обрабатываются клиенты, понятнее ли стали внутренние процессы.

Если ответы на эти вопросы не радуют, значит, аудит уже нужен.

---

Чек-лист для самостоятельного аудита Битрикс24

Совместная работа

• Настроена структура компании.
• Сотрудники ставят задачи в Битрикс24.
• Используются чаты, календарь и файловое хранилище.
• Есть база знаний.
• Заполнены карточки сотрудников.
• Используется учет рабочего времени или отчеты.

Документооборот

• Внутренние заявки идут через Битрикс24.
• Бумажные заявления заменены бизнес-процессами.
• Есть маршруты согласования.
• Настроено замещение сотрудников.
• Реестры не ведутся вручную в Excel.

CRM

• Подключены каналы коммуникации.
• Заявки с сайта попадают в Битрикс24.
• Настроены лиды и воронки продаж.
• Есть контроль сроков на стадиях.
• Работают уведомления и автоматические задачи.
• Используются шаблоны документов.
• Настроены отчеты для руководства.

Интеграции и аналитика

• Данные не переносятся вручную между системами.
• Есть интеграции с телефонией, сайтом, мессенджерами, 1С или другими сервисами.
• Руководство видит ключевые показатели.
• Отчеты помогают принимать решения, а не просто украшают интерфейс.