Битрикс24 для производства: единый центр управления для инженерной компании

Коротко

• Управление производством в Битрикс24 можно построить на смарт-процессах, если связать их вокруг единой сущности «Объект».
• У инженерной компании сметы, проектирование, монтаж, пусконаладка и сдача велись в отдельных смарт-процессах. К сожалению, общей точки управления не было.
• Решение — отдельные смарт-процессы для каждого вида работ и центральный смарт-процесс «Объекты». Причем он создаёт рабочую группу и задачи и связывает все этапы.
• Кроме того, синхронизация переводит элементы на нужные стадии и показывает всю картину в разделе «Производство».
• В итоге руководители видят статус объекта в одном месте, а сотрудники не дублируют данные. Так координация занимает меньше времени.

Частая ситуация при автоматизации: процессы есть, люди работают, но управлять целым всё равно невозможно. Рассказывает Денис Толокнов, руководитель «Тамплиера»: как мы настроили Битрикс24 для производства и собрали управление в одном месте для компании, которая проектирует и монтирует инженерные системы.

С чем пришёл клиент

На первый взгляд задача звучала просто: собрать разрозненные процессы в единый центр управления. У компании было несколько видов работ, причем каждый жил в отдельном смарт-процессе.

Для руководителя это выглядело так: открыть один смарт-процесс и посмотреть статусы, переключиться на второй и сверить, что там, зайти в третий, чтобы понять, кто что делает. Но всё равно оставалось ощущение, что часть картины ускользает.

Главная проблема: не было единой точки, где можно увидеть всё по объекту — от сметы до сдачи.

Как мы построили управление производством в Битрикс24

1. Отдельный смарт-процесс для каждого вида работ

Логику отделов сохранили, но сделали её управляемой. У каждого подразделения — свой понятный «коридор»:

• «Составление сметы»;
• «Проектирование»;
• «Монтаж»;
• «Пусконаладка»;
• «Документы и сдача».

2. Центральный смарт-процесс «Объекты»

Это сердце системы. При создании нового объекта автоматически:

1. создаётся рабочая группа;
2. подтягиваются нужные задачи;
3. в итоге объект связывается со всеми видами работ.

В результате все процессы работают вокруг объекта, а не существуют сами по себе.

3. Автоматическая синхронизация

Как только сотрудник создаёт элемент в своём смарт-процессе, система сама переводит его на нужную стадию. А потом отображает его в разделе «Производство» и показывает, где возникла задержка. Получается живая карта проекта с динамикой, а не статичная таблица.

4. Никакого дублирования

Сотрудники работают только в своих смарт-процессах. Всё остальное Битрикс24 собирает автоматически.

Было и стало

До	После
Статусы проверяются в нескольких разделах	Вся картина по объекту в разделе «Производство»
Созвоны «на каком этапе объект?»	Этап и задержки видны без звонков
Дублирование элементов сотрудниками	Данные вводятся один раз
Координация между отделами вручную	Автоматическая передача между этапами

Результаты

• руководители видят всю картину в одном месте;
• сотрудники перестали дублировать элементы, так что ошибок стало меньше;
• время на координацию сократилось, и в результате этапы движутся быстрее;
• рабочая атмосфера стала спокойнее, потому что предсказуемым процессом легко управлять.

Похожий подход к строительным объектам мы описывали в статье «Пообъектный учёт в строительстве». А финансовую сторону — в кейсе учёта доходов и расходов в Битрикс24.

Если объектов несколько, деньги, работы и подрядчиков удобнее вести в одной системе. Так устроен пообъектный учёт в Битрикс24 для строительных компаний: по каждому объекту видно план и факт, платежи и маржу. Начать можно и без внедрения — с бесплатного шаблона пообъектного учёта в Excel.

Вывод

Мы превратили разрозненные процессы в единый центр управления производством. Так что компания больше не работает на ощупь, а решения принимаются на данных. Управление производством в Битрикс24 на смарт-процессах сохраняет удобство работы каждого отдела. А вот руководитель при этом получает полную картину по объекту.

Если в вашей компании каждый отдел настроил «свой Битрикс24», команда «Тамплиера» поможет собрать их в единую систему управления.

Частые вопросы

Можно ли вести управление производством в Битрикс24?

Да. Например, производственные этапы можно реализовать через смарт-процессы вокруг сущности «Объект». А общую картину — собрать в отдельном разделе.

Что такое смарт-процессы в Битрикс24?

Это настраиваемые сущности CRM со своими стадиями, полями и автоматизацией. С их помощью можно описать любой процесс компании, а также связать его с другими.

Как избежать дублирования данных между отделами в Битрикс24?

Связать смарт-процессы между собой и настроить автоматическую синхронизацию, чтобы каждый отдел вводил данные один раз, а остальные разделы получали их автоматически.

Подходит ли такой подход для строительных и монтажных компаний?

Да, объектная модель с отдельными этапами работ хорошо подходит таким компаниям. Особенно если проект проходит через сметы, проектирование, монтаж и сдачу.