Коротко
- Учёт медосмотров и обучения сотрудников можно автоматизировать в Битрикс24, даже если человек не работает на портале.
- Для подрядной строительной компании создали базу сотрудников с разделами обучения и медосмотров. В частности, там есть темы, периодичность, даты и протоколы.
- Кроме того, роботы напоминают ответственному и сотруднику о сроке, неявке и окончании действия медосмотра.
- Бизнес-процесс регистрации запускается накануне даты и не закрывается, если нет результата, скана протокола и подписи ответственного.
- В итоге завершённые процессы попадают в реестр протоколов. Там легко проверить, кто прошёл процедуры, а кто нет.
На связи Денис Толокнов, руководитель компании, которая автоматизирует процессы на платформе Битрикс24. Этот кейс особенно полезен строительным, производственным и подрядным компаниям с большим числом полевых сотрудников и обязательными требованиями по обучению и медосмотрам. Расскажу, как мы настроили учёт медосмотров и обучения сотрудников не в Excel, а с автоматикой.
Боль клиента
- как вовремя напомнить, кого и когда отправить на обучение или медкомиссию;
- как не забыть, кто прошёл, а кто нет;
- где хранить сканы и протоколы;
- как уйти от ручного контроля в таблицах.
Особенность: большинство сотрудников, проходящих эти процедуры, не являются пользователями Битрикс24. Нужны были единая база, напоминания и контроль без полноценного доступа этих людей в систему.
Шаг 1. База сотрудников
Прежде всего мы создали раздел для сотрудников, подлежащих регулярному обучению и медосмотру. В карточке — ФИО, должность, отдел, а также телефон для мессенджера и email. Плюс два раздела:
| Раздел | Что фиксируется |
|---|---|
| Обучение | Тема из списка программ, периодичность, дата последнего прохождения, номер протокола |
| Медицинский осмотр | Дата, периодичность и результат |
Шаг 2. Автоматические напоминания
Чтобы ничего не зависело от человеческого фактора, подключили роботов и уведомления по шаблонам. Система:
- за 1–2 рабочих дня напоминает ответственному, что у сотрудника подходит срок обучения или медосмотра;
- уведомляет самого сотрудника, если есть контакт, с датой и темой;
- отправляет напоминание, если сотрудник не пришёл в назначенный день;
- за 14 дней до окончания действия медосмотра уведомляет не только ответственного, но и сотрудника.
Шаг 3. Регистрация прохождения
За день до запланированной даты автоматически запускается бизнес-процесс, в котором:
- фиксируются данные сотрудника;
- указываются тема, объём и результат;
- загружается скан протокола;
- ставится подпись ответственного;
- назначаются председатель и члены комиссии, а также ответственный за внесение данных.
Для медосмотра всё так же: результат, дата, скан и подпись. Процесс закрывается только при заполнении всех обязательных данных, поэтому ситуации «забыли прикрепить» исключены.
Шаг 4. Реестр протоколов
Завершённые процессы автоматически попадают в реестр. То есть видно, кто проходил, что, когда и с каким результатом. Причем реестр легко отфильтровать, выгрузить и проверить, кто уже прошёл процедуры.
Что получил клиент
- единую базу сотрудников, подлежащих медосмотру и обучению;
- автоматические напоминания без ручного контроля;
- сканы, протоколы и подписи в цифровом виде, причем в одном месте;
- удобный реестр для проверок;
- освобождение ответственных от календарей и списков.
Кому подойдёт такой учёт медосмотров и обучения сотрудников
- строительным и подрядным компаниям;
- производственным организациям;
- особенно компаниям с полевыми и временными сотрудниками;
- а также всем, у кого есть обязательные требования по охране труда, медосмотрам и обучению.
Другие примеры автоматизации для стройки — в кейсах «Автоматизация премирования сотрудников» и «Внедрение Битрикс24 в строительной компании».
Вывод
Одни каждый месяц вручную отмечают в Excel, кто прошёл медосмотр. Другие же настраивают процесс один раз и в итоге просто получают результат. Автоматизированный учёт медосмотров и обучения сотрудников в Битрикс24 исключает пропущенные сроки и потерянные протоколы, даже если сами сотрудники в системе не работают.
Если в вашей компании похожая задача, команда «Тамплиера» поможет внедрить такой учёт быстро и без лишних сложностей.
Частые вопросы
Можно ли вести учёт медосмотров в Битрикс24?
Да. Например, можно создать базу сотрудников с датами медосмотров, а также настроить напоминания и реестр с протоколами.
Как напоминать о медосмотре сотрудникам, которые не работают в Битрикс24?
Хранить их контакты в базе и отправлять уведомления по шаблону через мессенджер, SMS или email. А вот контроль оставить ответственному пользователю портала.
Как хранить протоколы обучения по охране труда?
Прикреплять сканы протоколов в бизнес-процессе регистрации. Так они автоматически попадут в реестр с данными о сотруднике, теме, дате и результате.
Как не пропустить окончание срока медосмотра?
Настроить робота, который заранее, например за 14 дней, уведомит сотрудника и ответственного о скором окончании срока действия.
Обсуждение