Директор в командировке, а договор уже согласован
Как компания из сферы электроники ушла от бумажных кругов согласования: процесс в Битрикс24 сократил внутреннее согласование на 20%, а каждый подписанный договор теперь сам попадает в защищённый реестр.
- 4 дня внутреннее согласование договора было: 5 дней
- 0 бумажных версий на согласовании
- 1 минута чтобы найти подписанный договор было: до часа
- Сфера
- Электроника
- Город
- Санкт-Петербург
- Сотрудников
- около 80
- Битрикс24
- Облако
- Срок
- 6 недель
Договор неделю ходил по кабинетам на бумаге, руководители согласовывали только с рабочего места, подписанные оригиналы терялись.
Бизнес-процесс согласования в Битрикс24: параллельные шаги, резолюции с телефона, автоматический реестр договоров.
Внутреннее согласование — 4 дня вместо 5, бумажных версий нет, любой подписанный договор находится за минуту.
Что мешало работать — и что стало
Отметьте то, что происходит и у вас.
Отметьте пункты, которые узнаёте, — или сразу расскажите о своём процессе. Совпало {n} из {total}. Это решается — разберём ваш процесс согласования и покажем, где он теряет время.
Разобрать мой процессВесь путь договора — внутри Битрикс24
От загрузки файла до записи в реестре. Вручную человек вводит только комментарий к своему решению — остальное фиксирует система.
Маршрут договора
-
Инициатор Загружает договор и запускает процесс
-
Параллельно
Юрист Правовая проверкаФинансы Условия оплаты
-
Руководитель Резолюция из мобильного приложения
-
Вторая сторона Отправка и фиксация ответа
-
Реестр Запись создаётся автоматически
Отклонили на любом шаге — договор возвращается инициатору с комментарием, процесс не встаёт. Схема типовая, роли настраиваются под компанию.
Какие решения принимали
Маршрут сложный, вариантов исхода много
Упростить маршрут — отказались: правила выверены опытом компании
Оставили все варианты, но разделили согласование на последовательное и параллельное
Договор не ждёт, пока освободится предыдущий согласующий.
Руководители часто вне офиса
Ждать, пока согласующий вернётся к компьютеру
Задания и резолюции — в мобильном приложении Битрикс24
Решение с комментарием принимается прямо в дороге.
Почта в Битрикс24 не настроена
Отложить проект до настройки почты
Встроили в процесс контроль отправки письма второй стороне и фиксацию её ответа
Результат — сразу, без ожидания смежных настроек.
ЭДО пока не подключено
Ждать перехода на электронную подпись
Автоматический реестр договоров и фиксация, где лежит бумажный оригинал
Оригиналы больше не исчезают, а ЭДО можно добавить следующим шагом.
Маршрут с ролями
Для каждого участника описан порядок действий и возможные решения.
Параллельное согласование
Там, где можно, согласующие смотрят договор одновременно, а не по очереди.
Резолюция с телефона
Уведомление и задание приходят в мобильное приложение Битрикс24.
Всё для решения — в задании
Файл договора и ключевые данные в одном окне, решение — одной кнопкой.
История согласования
Кто получил, когда ответил, какую резолюцию и комментарий оставил.
Где лежит оригинал
Ответственный фиксирует ФИО, дату, время и место хранения бумажного договора.
Подписанный договор больше не потеряется
Реестр заполняется сам: запись появляется, как только согласование успешно завершено.
-
Защита от правок
Запись видна в карточке процесса. Удалить или изменить её пользователи не могут.
-
Все договоры в одном разделе
Сводные данные по каждому согласованному и подписанному договору.
-
Фильтры и выгрузка
Нужный договор находится за секунды, реестр выгружается по запросу.
| Договор | Контрагент | Согласовали | Оригинал | Статус |
|---|---|---|---|---|
| Договор поставки | Поставщик комплектующих | Юрист, финансы, директор | Архив, шкаф 3 | Подписан |
| Госконтракт | Государственный заказчик | Юрист, финансы, директор | ЭДО (план) | Подписан |
| Договор услуг | Логистический партнёр | Юрист, директор | Архив, шкаф 1 | Подписан |
Как это выглядит в портале
Соберём такой же маршрут согласования под ваши роли и правила.
Разобрать мой процессЧто получил клиент
Согласование больше не зависит от того, где находится руководитель, а каждый подписанный договор оставляет запись в реестре.
Цифры — средние по процессу за первые месяцы работы, округлены.
Мы часто работаем с государственными заказами, и любая задержка в согласовании договора могла стоить нам проекта. Раньше процесс тянулся днями: бумаги, подписи, ожидание руководителей. Теперь все договоры проходят через Битрикс24 — я как генеральный вижу каждый этап согласования, могу быстро внести правки и не зависеть от бумаги.
Что можно добавить к такому процессу
Следующие шаги, которые сокращают согласование ещё сильнее.
Шесть недель от разбора до запуска
За годы работы с документооборотом мы знаем, какие вопросы задать сразу, поэтому процесс описали «сверху» до того, как что-то настраивать.
-
01
Собрали требования
1 неделяКто согласует, в каком порядке и какими бывают исходы.
-
02
Посмотрели «сверху»
1 неделяНашли, где договор ждёт без причины и что можно делать одновременно.
-
03
Настроили процесс и реестр
3 неделиБизнес-процесс, роли, задания для мобильного приложения и защищённый реестр.
-
04
Запустили и обучили
1 неделяПровели первые договоры вместе с сотрудниками и поправили мелочи.
Частые вопросы о таком проекте
У нас коробочная версия Битрикс24 — так можно?
Да. Бизнес-процессы и реестр работают и в облаке, и в коробке. В коробке больше свободы для доработок под нестандартные правила.
Наш маршрут сложнее — это решаемо?
Сложный маршрут мы не упрощаем: разбираем все варианты исхода, раскладываем шаги на последовательные и параллельные, а роли и условия настраиваем под вашу компанию.
Почта и ЭДО не подключены. Есть смысл начинать?
Есть — как в этом кейсе. Процесс даёт результат сразу, а почту и электронную подпись можно подключить следующими шагами.
Сколько времени займёт внедрение?
Типовой процесс согласования запускается за 4–8 недель. Срок зависит от числа ролей и вариантов маршрута — точнее скажем после разбора.
Что потребуется от нашей команды?
Ответственный со стороны компании, описание текущего порядка согласования, пара примеров договоров и две-три встречи с согласующими.
Хотите так же согласовывать договоры?
Оставьте заявку — разберём ваш маршрут согласования и покажем, как он будет работать в Битрикс24.
- 1Найдём, где договор теряет время и почему
- 2Покажем схему процесса под ваши роли и правила
- 3Назовём сроки и порядок внедрения
Без обязательств — сначала разбор, потом решение. Ответим в течение рабочего дня.
Удобнее голосом? +7 (812) 240-90-50 Написать в Telegram