Коротко
- Подготовка к внедрению Битрикс24 похожа на подготовку к переезду. Прежде всего нужно разобраться, что лежит в коробках.
- Шаг 1 — назначить ответственного, который общается с подрядчиком и собирает информацию. Причем он не должен терять интерес после первой встречи.
- Шаг 2 — собрать процессы, регламенты и шаблоны в одну папку, то есть «сырьё для автоматизации».
- Шаг 3 — описать задание простыми словами, шаг 4 — выбрать подрядчика. А также шаг 5 — заложить время команды на тестирование и доработки.
- Если времени и описанных процессов нет, это нормально: подготовку можно пройти вместе с опытным интегратором.
Итак, мы уже выяснили, что Битрикс24 — не волшебник. Но допустим, решение принято: «Надо, значит надо». Что дальше? Внедрение — это переезд в новый офис, а не установка программы. Так что с неразобранными коробками ничего не получится. Разберём идеальную подготовку к внедрению Битрикс24, а в конце — как её упростить.
Шаг 1. Назначьте капитана проекта
Проект без ответственного — как корабль без штурвала. Нужен один человек, который будет:
- общаться с подрядчиком;
- собирать информацию внутри компании;
- и, что особенно важно, не терять интерес после первого совещания.
Шаг 2. Соберите карту процессов
Например, с чего начнётся переезд — с продаж, задач или заявок клиентов? Какие процессы зависят друг от друга? Кто точно знает, как они работают? Есть ли регламенты, инструкции, шаблоны писем и КП, чек-листы?
Всё это — сырьё для автоматизации. Чем оно чище, тем проще построить хорошую систему. Складывайте материалы в одну папку — на компьютере или на диске Битрикс24.
Шаг 3. Опишите задание простыми словами
Причем не нужен канцелярит и схемы в нотации BPMN. Напишите как есть:
- где в работе «болит»;
- где всё вбивается руками;
- где чаще всего ошибки;
- что особенно хочется автоматизировать.
Шаг 4. Выберите подрядчика
Подрядчик должен помочь выбрать облако или коробку и дать предварительную оценку стоимости и сроков. Кроме того, он подскажет, что автоматизировать сразу, а что позже. Подробный разбор — в статье «Подрядчик для внедрения Битрикс24: как выбрать».
Шаг 5. Распланируйте ресурсы
| Ресурс | Что учесть |
|---|---|
| Время команды | Участие в описании процессов и обучении |
| Время ответственного | Регулярные встречи с подрядчиком и сбор информации |
| Тестирование | Проверка сценариев на реальной работе |
| Обратная связь и доработки | Исправления после первых недель использования |
Если получится, добавьте мотивацию для проактивных сотрудников: пусть самые инициативные становятся «агентами изменений», а не просто помощниками. Так сопротивление будет меньше, а результат устойчивее.
А если на практике всё не так
Всё перечисленное — идеальная картина. Но в реальности времени в обрез, а процессы кто-то рисовал на салфетке. Шаблонов нет, а регламенты хранятся в голове одной сотрудницы из продаж. И это нормально. К счастью, вы не обязаны делать всё самостоятельно.
Больше десяти лет мы помогаем компаниям пройти этот путь. Например, раскладываем всё по полочкам и подсказываем, где сэкономить время, деньги и нервы. В итоге готовим план проекта, который не испугает даже уставшего руководителя.
Что бывает, если пропустить подготовку, — в следующей главе «Хаос в рабочих чатах». О стоимости — в статье «Стоимость внедрения CRM».
Если вы только планируете переход, посмотрите, как мы проводим внедрение Битрикс24 под ключ: от описания процессов до обучения команды. А если система уже куплена, но работает не так, как хотелось, начните с бесплатного экспресс-аудита портала.
Вывод
Подготовка к внедрению Битрикс24 — это ответственный, материалы о процессах и простое описание задачи. А также правильный подрядчик и заложенные ресурсы. Даже если идеальной подготовки не получается, важно начать с понимания этих шагов — и не бояться пройти их вместе с теми, кто этим живёт.
Оставьте заявку команде «Тамплиера», чтобы просто поговорить о вашей ситуации. Это бесплатно, но поможет почувствовать почву под ногами перед стартом.
Частые вопросы
Как подготовиться к внедрению Битрикс24?
Назначить ответственного, собрать информацию о процессах и документах, описать проблемы простыми словами. Затем выбрать подрядчика и запланировать время команды на тестирование.
Кто должен отвечать за внедрение CRM в компании?
Один человек с полномочиями и временем, который взаимодействует с подрядчиком. К тому же он собирает информацию внутри компании и доводит проект до результата.
Нужно ли писать техническое задание перед внедрением Битрикс24?
Подробное ТЗ не обязательно на старте. Достаточно простого описания болей, ручной работы, частых ошибок и того, что хочется автоматизировать. А вот детали уточняются с подрядчиком.
Что делать, если процессы в компании не описаны?
Это нормальная ситуация. Описание процессов можно провести вместе с интегратором в начале проекта, особенно на самых важных участках.
Обсуждение